Árpád

"A rendezvény semmivé válik, de az élmény megmarad”

2014.06.26. 12:39

Programkereső

A Budapesti Kommunikációs és Üzleti Főiskola és a MaReSz szervezésében indult el az event menedzsment képzés, amelynek egyik alapozó tantárgyát Tordai Bálint, a Bo Event ügyvezető igazgatója és Csíky András, a Bo Event rendezvényigazgatója tartják. A szakemberekkel a képzésről és a rendezvényszervező szakmáról beszélgettünk.

- Mikor felkértek benneteket az óraadásra, mire számítottatok?

TB: Nekem voltak korábban jó és rossz tapasztalataim is egy privát rendezvényiskolában, ahol másfél éven keresztül tanítottam. Nagyon jó volt, de nagyon sok energiát is elvitt. Örültem ennek az új feladatnak, lelkes voltam, és Andris talán még inkább az volt, mert engem már kivett ez a pár év (nevet).

CSA: Láttuk, hogy mivel itt egy most induló képzésről van szó, a beindítása komoly munka lesz, de a BKF támogató hozzáállása és az oktatói névsor meggyőző volt. Mi egy megalapozó, összegző tantárgyat oktatunk, aminél fontos, hogy a szervezés folyamatát jól és részleteiben bemutassa. Ebben kevesebb a sztori, és jóval több az, amit egyszer alaposan végig kell venni és begyakorolni, tehát egy nehezebb témát dolgozunk fel. Ezért konkrét rendezvényeken keresztül mutattuk be a folyamatot, a dokumentumokat, checklisteket.

TB: De azt is láttuk, hogy óriási koordinációt igényel, hogy minden oktató mondanivalója koherens legyen, összhangban legyen a miénkkel is. Mi mindenképpen szerettük volna ezt nagyon komolyan venni, és reméljük, hogy ez látszott is.

Tordai Bálint
Tordai Bálint

- Egyéb képzésekhez viszonyítva mi ennek a képzésnek a legnagyobb előnye?

CSA: Az oktatók névsora nagy előny, mindennél többet ér, hogy gyakorló szakemberek tanítják a hallgatókat. Amit mi mutattunk, azok megvalósult rendezvényekről szóló éles anyagok (természetesen ügyfeleink jóváhagyásával), és a többi oktató is olyan anyagokkal készült, amelyek a való életre készítenek fel. A gyakorlatiasság biztosan kiemeli ezt a képzést a többi közül.

- Miért jó rendezvényszervezőnek lenni?

TB: Amikor először megkérdezték, vagy magamnak feltettem ezt a kérdést, akkor az volt a válaszom, hogy ebben a szakmában minden nap más. Minden rendezvény más, és tele van kihívásokkal ez a munka. Olyan embernek, aki nem akarja napi nyolc órában a gépét verni az irodában, és változatosságra, kihívásokra vágyik, annak tökéletes. Megismer az életből számos területet, ha nem is kell hangtechnikusnak, nyomdai szakembernek, hostess képzőnek lennie, de azért értenie kell mindenhez. Az egy másik szempont, hogy mindezt milyen piaci körülmények között tesszük, mert voltak olyan időszakok, amikor tényleg nagyokat lehetett alkotni, ma már inkább az a kihívás, hogy hogyan csináljuk meg ugyanazt ugyanannyiból, mint évekkel ezelőtt.

CSA: Véleményem szerint a mi munkánk alkotás, szeretünk létrehozni egyedi élményeket. Nagyon jó érzés, amikor ott állunk egy rendezvényen, és a saját ötleteinket látjuk megvalósulni. A szakmánk sajátossága, hogy az esemény a semmiből indul, majd utána ugyanúgy semmivé válik, de az élmény megmarad, ez egy nagyon különleges érzés. Emellett lehetőségünk van sokféle emberrel, művésszel találkozni, olyan helyszínekre eljutni nagyvállalati rendezvényszervezőként, amelyekre hétköznapi emberként ritkán.  Úgy gondolom, hogy az időt, amelyet valaki rendezvényszervezőként eltölt, kettővel lehet szorozni élettapasztalat tekintetében, tehát koncentrált - az élmény és a munka is.

TB: És fizikailag, egészségileg is.

Csíky András
Csíky András

- Mégis talán divatszakmának számít a rendezvényszervezés.

TB: Az, hogy divatszakma-e, érdekes kérdés, mert nem biztos, hogy mindenki ezt látja benne. Lehet, hogy inkább azt látják csak, amit elcsípnek egy-egy filmben, hogy a rendezvény az mindig olyan „cool" valami.

CSA: Ez olyasmi, mint amikor az ember látja a CSI-t, hogy jaj, de jó dolog rendőrnek lenni, és csak az elfogás pillanatát látja, azt nem, hogy előtte tizennégy órán keresztül ültek egy rendőrautóban. Szerintem ugyanez van a rendezvényszervezéssel is, jól mondja Bálint.

- Mivel tud kitűnni egy ügynökség a piacon a versenytársai közül?

CSA: A kapcsolatrendszer szerintem kulcsfontosságú, nekünk az ügyfelek nagy része visszatérő megrendelőnk. Ezen felül nagyon büszke vagyok arra, hogy csapatunk évek óta állandó, jól összeszokott, és ezt az ügyfelek is érzik és becsülik. Annyira sok a változás, hogy ez a fajta állandóság nagy érték.

TB: A napokban pont elgondolkodtam ezen a kérdésen. Szerintem nagyon fontos az is, hogy az ügyfelek, illetve az alvállalkozók hogyan ítélnek meg bennünket. Az alvállalkozók nagyon számítanak, mert viszik a hírünket.

CSA: Igen, nagyon hamar híre megy, ha nehéz együtt dolgozni egy ügynökséggel. A kurzuson hangsúlyoztam is, hogy az ügyfél, az ügynökség és az alvállalkozó egyenrangú csapat. Ha ezt nem tartjuk tiszteletben, az együttműködés során nem kommunikálunk korrektül, udvariatlanok vagyunk, nem fizetünk időben, nem megfelelő mennyiségű információval látjuk el az alvállalkozókat, akkor az ő és a mi munkánkat is ellehetetlenítjük, és ennek elterjed a híre a piacon.

TB: Az egy dolog, hogy szakmán belül hogyan ítélnek meg, ez eljuthat az ügyfélig, de nem biztos, hogy eljut.  De egyébként ezen a piacon jelenleg nehéz tündökölni. Beállt mindenki arra a szintre, hogy körülbelül ugyanazokkal az alvállalkozókkal dolgoznak, körülbelül ugyanolyan árszínvonalon és szakmai háttérrel, ugyanolyan szép arculattal és weboldallal rendelkeznek. Amikor van egy különleges kihívás, egy egyedi ügyféligény, akkor a mi erőnk abban rejlik, hogy mit tudunk kihozni az alvállalkozókból, milyen koncepciókat találunk ki, amelyeket utána velük együtt meg tudunk valósítani, de ehhez az kell, hogy legyen rá igény.

CSA: Ezen felül természetesen vannak apróságok, amelyekkel megkülönböztetjük magunkat, a partnereseményeink, kiemelten az Eventlines rendezvényünk, vagy az, hogy részt veszünk ebben a képzésben, vagy például CSR tevékenységgel: kollégáink évek óta támogatják pro bono munkájukkal a Down Egyesületet.

Bo Event rendezvény
Bo Event rendezvény

- Melyik rendezvényekre vagytok a legbüszkébbek?

CSA: 2012-ben a Bo jelenlegi csapata szervezte a FIFA Kongresszus Hungexpo-n megrendezésre került konferencia eseményét, ez volt életem legkomplexebb rendezvénye. Egy pillanatra megéltük a nyugat-európai színvonalat. Mindig is nagyon szerettünk külföldiekkel dolgozni, de az külön plusz, amikor ilyen nyugati szemléletű megrendelőkkel kell együttműködni. Azt a szemléletet közvetítik az elvárásokban, a kommunikációban, de ugyanígy a visszajelzésekben, dicséretekben is. A korábbi években számos nagy létszámú eseményt is szerveztünk, nagyon gazdag programkínálattal, egészen hétezer főig, ezek is egyedi és izgalmas kihívások voltak.

TB: Nekem a FIFA Kongresszuson kívül a Ferrari partik a jó emlékek, ezeknek a megszervezésében még egy másik ügynökség kötelékében volt alkalmam részt venni, és nagyon büszke vagyok rá a mai naping, ugyanakkor azt is láttatják velünk, hogy akkortájt még milyen típusú rendezvényekre került sor. Akkoriban a Ferrarinak a Shell és a Vodafone volt a szponzora, és a magyarországi Shell és Vodafone a magyar futam tiszteletére a Ferrarinak tartott egy körülbelül hétszáz fős VIP partit a Városligeti tavon. A vízre kellett építeni egy 1800 m2-es dobogót, mindenféle különleges megoldást lehetett alkalmazni, ez nem volt szokványos hazánkban. Amikor előkerülnek fotók, néha meg is mosolygom, hogy ma már például nem költenének egy rendezvényen több millió forintot virágra, és nem lehet hét napig építeni a helyszínt (ez 2002-ben történt - a szerk.). Az még egy érdekes történet, hogy amikor harmadjára leadtuk a Velence városkoncepciót ugyanerre a rendezvényre, bejelentette a Műjégpálya vezetősége, hogy abban az évben nem lesz feltöltve a tó. Nekünk pedig ezzel kellett a Shell elé mennünk, de nem mehettünk csak úgy, hanem vinnünk kellett egy alternatívát. Mivel abban az évben jött be a bahreini futam, kitaláltuk, hogy ennek a tiszteletére sivatag lesz a koncepció Velence helyett. Végül 1800 tonna szitázott homokot vittünk a tó területére. Ha jól emlékszem, huszonvalahány teherautó járt négy napon keresztül oda, és hordta a homokot. Dűnéket építettünk, tevék és lovak voltak a produkcióban.

Bo Event csapatépítés
Bo Event csapatépítés

- Kijöttetek ugyanannyi pénzből?

TB: Ha jól emlékszem igen. Nem költöttünk többet a homokra, mint korábban a virágokra. A homokot elvitték utána, úgyhogy igazából ez homokbérlés volt. Szerintem ilyen mennyiségű homokot nem béreltek még Magyarországon (nevet).

- Annak ellenére, hogy már nincsenek ilyen nagy volumenű rendezvények, szakemberekre még szükség van. Mennyire lehet elhelyezkedni a szakmában?

TB: Egyértelműen el lehet helyezkedni. Nem kell ahhoz több cég a piacon, hogy el tudjanak helyezkedni az új szakemberek, és egyébként is szükség van a friss gondolatra, fiatalok kellenek egy cégbe. Ezt szerencsére nagyon sokan felismerik, be kell engedni a friss levegőt egy új ember formájában.

CSA: És nem csak klasszikus rendezvényügynökségnél lehet persze elhelyezkedni, ott van a másik oldal is, a nagyvállalatok világa, ahol szintén lehet hasznosítani a képzésen megszerzett tudást.

 A három féléves képzésre június 30-ig ún. early bird kedvezmény igénybevételével lehet jelentkezni, amelynek értelmében 30.000 Ft kedvezmény jár az első félév tandíjából.