A szerződést Falvai Sándor rektor és Kondor Katalin, a Magyar Rádió Rt. elnöke írta alá az egyetem épületében, Budapesten. A Zeneakadémia az általa 1994 óta alkalmazott integrált könyvtári rendszer kottatári vonatkozású részeit a közszolgálati rádió archívuma számára számítógépes úton hozzáférhetővé teszi, cserébe jogosultságot kap a rádióba telepített adatbázis elérésére.

Aleph rendszer a Rádióban

A Magyar Rádió Archívuma már régóta foglalkozott azzal a gondolattal, hogy a már meglévő adatbázisait egy korszerű, a mai kor technikájának és kihívásainak legjobban megfelelő új integrált rendszerbe konvertálná, illetve katalogizálná azokat a dokumentumokat, amelyek még egyáltalán nincsenek számítógépes rendszerben feldolgozva. Ennek a gondolatsornak alapján született meg az elhatározás, hogy a Rádió az Archívum számára megvásárolna egy új rendszert. A piacon való kutakodás eredménye az lett, hogy végül az ALEPH 500-as integrált könyvtári rendszer mellett döntöttek és vásárolták meg az Archívum Könyv- és Kottatára számára.

A Kottatár csak múlt év nyarán került szervezetileg az Archívum kötelékébe, de Kottatára gyakorlatilag 1928 óta van a Magyar Rádiónak. Ez idő alatt – a háború és egyéb körülmények pusztítása ellenére – az állomány közel 40 ezer kottára duzzadt. Ez a hatalmas mennyiség csak leltárszinten van nyilvántartva, a kották bibliográfiai feldolgozása még nem történt meg. Ezt a feladatot szeretnénk megoldani az ALEPH rendszer segítségével, mégpedig oly módon, hogy a rendszer adta lehetőséget kihasználva, a Zeneakadémia Kottatárában már feldolgozott kották bibliográfiai adatait átemelnénk a saját rendszerünkbe, megkönnyítve ezzel a feldolgozási munkát. A Zeneakadémia Kottatára ezt a segítséget felajánlotta nekünk azzal a feltétellel, hogy amint a mi kottatári anyagunk feldolgozásra került, mi is megnyitjuk adatbázisunkat a Zeneakadémia Kottatára számára. Így a két intézmény kottaanyaga egymás számára kereshetővé, kutathatóvá és kölcsönözhetővé válik.

Az ALEPH rendszer további bővítésével a könyv-, sajtó, irat és borítékanyagainkat a fentihez hasonló módon a nagyközönség elé tudnánk tárni, valamint akár egy keresőkérdéssel választ kaphatunk arra, hogy a Magyar Rádióban egy témával kapcsolatban milyen dokumentumok találhatók. A rendszer a katalogizálás és lekérdezés mellett lehetővé teszi a számítógépes kölcsönzést, a beszerzést illetve a pénzügyi elszámolást is (több egyéb lehetőség mellett).

Mivel a rendszert az egész világon használják, az összes kontinens sok országával létrejön egy sajátságos kommunikáció, amelynek segítségével kereshetővé, kutathatóvá válik több magyarországi és külföldi könyvtár, kutatóintézeti könyvtár, illetve kottatár gyűjteménye.